DMS - Dokumentenmanagement System
Papierstapel, überfüllte Aktenschränke, lose Blätter und aufwändige Dateisuche im System gehören mit unseren Dokumentenmanagement-Systemen der Vergangenheit an.
Zu einer konsequenten Kundenorientierung gehört heute ein schneller und einfacher Informationsfluss im Unternehmen. Dabei ist entscheidend, dass die benötigten Informationen aus verschiedenen Systemen und Ablagen integriert werden und zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen.
Sparen Sie Ihre wertvolle Zeit und nutzen Sie die Vorteile zuverlässiger, integrierbarer Lösungen.
Gerne erhalten Sie von uns detaillierte Informationen oder einen Termin für ein individuelles Beratungsgespräch.
Vorteile von DMS
- Sofortiger Zugriffe auf beliebige Dokumente von überall
- Zeitersparnis für Ablage und Rückstellung
- Keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten mehr
- Einfache Suche der Dokumente nach beliebigen Kriterien
- Abbildung in anwendungsspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen
- Schnelle Weiterleitung hausintern und extern
- Reduzierung der internen Kopieraufwendungen z.B. bei Mehrfachverteilung
- Parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht parallele Abläufe
- Automatische Sicherung des kompletten Archivs
- Keine Möglichkeit der Aktenmanipulation oder Aktenentnahme bei revisionssicheren Archiven
- Wegfall der Bereinigungsarbeiten bei Altakten
- Automationsmöglichkeiten dokumentenbasierten Prozesse
- Und ab und zu auch Raumersparnis
Spar- und Gewinnpotentiale
- Reduzierung von Bearbeitungszeiten um 60%
- Verringerung des Papierverbrauchs um 40%
- Reduzierung von Warte- und Liegezeiten um 70%
- Effizienzsteigerung beim Personal zwischen 25 und 50%
- Verkürzung von Durchlaufzeiten für Kernaufgaben um 30-70%
- Transportzeiten werden um 99% gesenkt
- Senkung der Raumkosten um 70%
- Return of Investment
Studie über DMS von IDC
Der Aufwand für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten frisst im Durchschnitt fünf bis 15 Prozent des Umsatzes europäischer
Unternehmen auf. Zugleich nimmt die Arbeit mit Dokumenten etwa 45 Prozent der Zeit der Führungskräfte in Anspruch. Zu diesen Ergebnissen
kamen die Analysten der IDC in einer Studie, die von Xerox in Auftrag gegeben wurde.
Unternehmen verlieren Zeit und Geld durch Ineffizienz beim Dokumenten-Management
Im Rahmen dieser Untersuchung wurden im dritten Quartal 2003 etwa 1.000 Manager aus 14 europäischen Ländern befragt. Erstaunlich ist, dass laut IDC fast zwei Drittel der von IDC untersuchten Firmen die Kosten ihrer Dokumente nicht analysieren. “90 Prozent der von uns befragten Manager sind nicht in der Lage, die Kosten für das Dokumenten-Management abzuschätzen”, unterstreicht Wafa Moussavi-Amin, Regional Business Manager bei IDC Central Europe. “Dennoch behaupten die von uns angesprochenen Geschäftsführer und leitenden Angestellten mehrheitlich, ihr Unternehmen verfolge eine Strategie im Dokumenten-Management”, wundert sich Moussavi-Amin. Schwächen habe IDC besonders in den Bereichen Content-Management, Workflow und Print-on-Demand ausgemacht. Als Resultat der Untersuchung empfehle IDC, die tatsächlichen Kosten im Dokumenten-Management zu analysieren und zu erfassen. “Die Verantwortlichen sollten ihre Strategien überprüfen und mithilfe besserer Strategien Kosten senken und die Effizienz der Prozesse erhöhen.” “Es ist ungewöhnlich, dass wir im Verlauf eines Assessments keine Schwachstellen entdecken”, sagt Jo van Onsem, der als General Manager für Production und Services der Xerox GmbH zu der Studie Stellung nahm. “Wir stoßen bei unseren Kunden auf erhebliches Einsparpotenzial. Besonders dann, wenn das betreffende Unternehmen bereit ist, dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu überdenken.